Pengendalian Internal atas Kas
Tujuan utama dari pengendalian internal atas kas adalah untuk memastikan kas yang seharusnya diterima perusahaan telah diterima dan dicatat.
Kemudian, semua uang tunai yang perlu disetor ke rekening bank telah disetor.
Dan yang terakhir, semua pembayaran ke pihak vendor dan pihak-pihak lainnya telah melalui proses otorisasi dan verifikasi.
Untuk perusahaan kecil, mungkin, pemilik dapat mengawasi seluruh tansaksi yang berkaitan dengan kas.
Namun, untuk perusahaan besar, hampir tak mungkin bagi pemilik, seorang diri, mampu menjalankan fungsi pengawasan atas seluruh transaksi.
Biasanya, pemilik mempecayakan agen untuk mengawasi operasional perusahaannya. Agen, yang juga memiliki kepentingan sendiri, tak jarang, bertindak di luar kepentingan pemilik, sehingga menimbulkan konflik keagenan.
Inilah mengapa sistem akuntansi diperlukan untuk menyediakan pengendaian internal yang tepat.
Pengendalian internal atas penerimaan kas
Uang tunai dapat dihasilkan perusahaan dari berbagai sumber, seperti penjualan tunai, penerimaan pembayaran piutang, penerimaan sewa, pinjaman, hingga penjualan aset.
Beberapa prinsip pengendalian internal atas penerimaan kas mencakup petugas yang bertanggung jawab, alokasi tugas, dokumentasi, hingga pengendaian internal independen.
Petugas yang bertanggung jawab
Terkait penerimaan kas di perusahaan, hanya personel tertentu yang diberi wewenang untuk menangani penerimaan uang tunai.
Dalam hal ini, biasanya, perusahaan memberi wewenang tugas tersebut kepada kasir dan juga supervisor-nya.
Juga, yang tak kalah penting adalah semua pegawai yang menangani uang tunai diwajibkan untuk mengambil cuti berkala.
Alokasi tugas
Dalam hal penerimaan kas, perusahaan perlu memastikan adanya pemisahan fungsi.
Antara fungsi penerimaan dan pencatatan, wajib dialokasikan kepada orang yang berbeda.
Hal ini bertujuan untuk mencegah kecurangan yang dapat terjadi, khususnya pencurian uang perusahaan yang disembunyikan dengan entri palsu pada laporan keuangan perusahaan.
Fungsi-fungsi ini harus dirancang sedemikian rupa, sehingga kesalahan yang dibuat oleh satu fungsi dapat terdeteksi oleh fungsi lainnya.
Dokumentasi
Pencatatan akuntansi atas transaksi kas perlu mencakup pengecekan atas penerimaan kas harian.
Untuk hal tersebut, perusahaan memerlukan dokumen sumber untuk melacak penerimaan kas.
Dokumen tersebut harus dapat memberikan informasi mengenai jumlah kas yang diterima, tanggal penerimaan, tujuan, dan juga dari siapa dokumen diterima.
Contoh dari dokumen tersebut yaitu kuitansi, faktur penjualan, maupun register kas mesin kasir.
Dokumen sumber harus didokumentasikan dengan baik dan dijadikan basis utama perusahaan dalam mencatat penerimaan kas.
Pengendalian fisik
Perusahaan perlu memiliki brankas untuk menyimpan uang tunai hingga uang tersebut dapat disetor ke bank.
Terkait akses ke brankas, perusahaan juga harus memberikan wewenang atas hal tersebut ke petugas yang ditentukan.
Jadi, tidak bisa sembarang pegawai mengakses brankas perusahaan.
Selain itu, peralatan yang tepat dan memadai harus disediakan oleh perusahaan untuk penerimaan melalui konter.
Verifikasi internal
Setiap pergantian shift petugas kasir, supervisor perlu menghitung uang tunai bersama-sama dengan kasir yang bersangkutan.
Semua uang tunai yang diterima perusahaan harus disetorkan secara total tiap harinya.
Jadi, tidak ada pemotongan atas uang yang diterima tiap harinya untuk keperluan apapun, termasuk untuk pembayaran tagihan perusahaan.
Kesesuaian antara setoran tunai dengan kas yang diterima perusahaan juga perlu diperiksa oleh petugas yang diberi wewenang.
Pengendalian internal atas pengeluaran kas
Pada tiap perusahaan, pengeluaran kas tunai dilakukan perusahaan untuk berbagai tujuan.
Semua pembayaran, di luar yang dibayar dengan kas kecil, harus dilakukan dengan cek ataupun transfer dana elektronik.
Pembayaran yang dilakukan melalui metode-metode tersebut, hanya dapat dilakukan setelah tindakan pengendalian yang dirancang perusahaan telah dipenuhi.
Beberapa prinsip pengendaian internal sehubungan dengan pembayaran kas akan saya jabarkan dalam beberapa poin berikut.
Petugas yang bertanggung jawab
Dalam hal pembayaran tunai dengan cek ataupun melalui transfer uang secara elektronik, perusahaan perlu memastikan adanya proses otorisasi.
Atas hal tersebut, hendaknya perusahaan melimpahkan wewenang tersebut pada petugas senior untuk menandatangani cek dan juga mengesahkan pembayaran melalui transfer dana elektronik.
Alokasi tugas
Petugas yang telah diberi wewenang untuk menandatangani cek dan mengesahkan transfer dana elektronik, tidak boleh diberikan wewenang untuk mengesahkan pembayaran.
Ini artinya, tanggung jawab untuk mengotorisasi pembayaran, wajib didelegasikan kepada orang yang berbeda dari yang menandatangani cek dan mengesahkan transfer dana.
Dokumentasi
Perusahaan perlu menggunakan dokumen bernomor urut tercetak khususnya untuk cek perusahaan.
Selain itu, penandatanganan cek maupun otorisasi atas transfer elektronik perlu didukung oleh dokumentasi yang memverifikasi otorisasi tersebut.
Pengendalian internal independen
Seluruh cek atau transfer dana elektronik perlu diperiksa dan ditandingkan dengan dokumen pendukung sebelum diterbitkan atau disahkan.
Kemudian, saldo bank juga perlu direkonsiliasi dengan catatan perusahaan secara teratur.
Selain itu, setelah pembayaran, dokumen pendukung perlu ditandai dengan "telah terbayar" atau "paid".
Penutup
Sistem akuntansi yang tepat perlu disiapkan dan dijalankan oleh perusahaan guna memberikan pengendalian internal yang memadai atas kas sebagai harta yang paling likuid dan relatif mudah untuk disalahgunakan.
Pengendalian tersebut mencakup pengawasan atas transaksi yang berkaitan dengan kas masuk maupun kas keluar.
Beberapa yang perlu disiapkan adalah pengawasan para petugas yang terlibat, alokasi tugas atau pemisahan fungsi, penggunaan dokumen transaksi bernomor urut tercetak, hingga pengendalian internal independen dengan menggunakan bukti transaksi pihak pemasok atau pelanggan.
Transaksi yang berkaitan dengan kas, baik itu pengeluaran maupun penerimaan, merupakan transaksi berulang yang sering terjadi di perusahaan. Atas hal tersebut, perusahaan juga perlu menyiapkan jurnal khusus untuk pencatatannya.
Sekian tulisan saya mengenai pengendalian internal perusahaan atas kas.
Stay safe and stay healthy. Take care!
