Jurnal Khusus untuk Transaksi Berulang
Beberapa transaksi di perusahaan dilakukan berulang-ulang, di mana jumlahnya bisa mencapai ratusan atau bahkan ribuan transaksi tiap bulannya.
Untuk perusahaan yang pencatatannya sudah menggunakan software akuntansi tentu tidak akan mengalami kesulitan, karena sudah disediakan menu khusus untuk mencatat transaksi-transaksi yang berkaitan dengan pengeluaran dan penerimaan kas, penjualan, pembelian, aset tetap, maupun jurnal umum.
Namun, untuk perusahaan yang masih mencatat secara manual, tentu akan mengurangi efisiensi, apabila menjurnal transaksi berulang tersebut satu per satu.
Dalam akuntansi, dikenal yang namanya jurnal khusus, yang berfungsi untuk menjurnal secara terpisah transaksi-transaksi yang berulang seperti penjualan, pembelian, penerimaan kas, dan pengeluaran kas.
Sedangkan pencatatan-pencatatan yang sifatnya tidak berulang, seperti koreksi, penyesuaian, dan penutupan, akan dijurnal melalui jurnal umum.
Perusahaan yang dalam transaksi penjualan dan pembeliannya dilakukan secara kredit, akan memerlukan akun yang terpisah untuk tiap pelanggan dan pemasok, agar memudahkan control atas detail piutang dan utang.
Disinilah dibutuhkan buku besar pembantu (subsidiary ledger) yang merinci detail utang ke pemasok dan juga piutang ke pelanggan.
Jurnal penjualan
Saat penjualan yang dilakukan secara kredit terjadi, perusahaan akan mendebit piutang dagang dan mengkredit penjualan.
Pada jurnal khusus penjualan, informasi yang diinput, berupa nama pelanggan saja. Kemudian, data tiap masing-masing pelanggan tersebut dipisahkan ke dalam buku besar pembantu, yang berisi informasi mengenai debit kredit dari piutang pelanggan yang bersangkutan.
Pada akhir bulan, total penjualan di jurnal khusus penjualan dipindahkan ke buku besar.
Untuk lebih memudahkan pemahaman di atas, saya akan menjelaskannya dengan contoh transaksi penjualan kredit PT XYZ pada Januari 2020 berikut:
- Tanggal 3, menjual barang ke H. Naim senilai 3 juta.
- Tanggal 9, menjual barang ke Desta senilai 5 juta.
- Tanggal 18, menjual barang ke Vincent senilai 6 juta.
- Tanggal 26, menjual barang ke H. Naim senilai 2 juta.
Maka, jurnal penjualannya adalah:
Jurnal Penjualan
| Tanggal | Akun yang Didebit | Ref | Jumlah | |
| Jan | 3 | H. Naim | √ | 3,000,000 |
| 9 | Desta | √ | 5,000,000 | |
| 18 | Vincent | √ | 6,000,000 | |
| 26 | H. Naim | √ | 2,000,000 | |
| 16,000,000 | ||||
Selanjutnya, dibuat buku besar pembantu piutang pelanggan:
Buku Besar Pembantu
Piutang Pelanggan
H. Naim
| Tanggal | Debit | Kredit | Saldo | |
| Jan | 3 | 3,000,000 | 3,000,000 | |
| 26 | 2,000,000 | 5,000,000 | ||
Desta
| Tanggal | Debit | Kredit | Saldo | |
| Jan | 9 | 5,000,000 | 5,000,000 | |
Vincent
| Tanggal | Debit | Kredit | Saldo | |
| Jan | 18 | 6,000,000 | 6,000,000 | |
Pada akhir bulan atau tanggal 31 Januari 2020, jumlah total pada jurnal penjualan, dipost ke buku besar piutang dagang sisi debit dan buku besar penjualan di sisi kredit:
Buku Besar Piutang Dagang
| Tanggal | Keterangan | Debit | Kredit | Saldo | |
| Jan | 31 | Posting | 16,000,000 | 16,000,000 | |
Buku Besar Penjualan
| Tanggal | Keterangan | Debit | Kredit | Saldo | |
| Jan | 31 | Posting | 16.000.000 | 16,000,000 | |
Sebagai kontrol, jumlah saldo akhir di buku besar piutang dagang, harus sama dengan total piutang dagang di buku besar pembantu.
Jurnal pembelian
Dalam suatu bisnis, kegiatan pembelian barang dagang sebagai persedian, dilakukan secara reguler dan diakui oleh perusahaan saat pemasok menerbitkan invoice.
| Pembelian | XXX | ||
| Utang Dagang | XXX | ||
Pada perusahaan dagang, kebanyakan pembelian adalah untuk persediaan barang dagang dan juga perlengkapan pendukung.
Namun, di luar itu, untuk menunjang operasionalnya, perusahaan mungkin saja membeli peralatan, tanah, ataupun kendaraan.
Hal ini menyebabkan perlunya penambahan kolom pada jurnal khusus pembelian, untuk memberi keterangan jenis barang yang dibeli di luar persediaan barang dagang.
Untuk lebih memperjelasnya, perhatikan transaksi pembelian kredit PT XYZ pada Januari 2020 berikut:
- Tanggal 4, membeli persediaan barang dagang dari PT Jouska senilai 20 juta.
- Tanggal 9, membeli perlengkapan dari PT Luck senilai 4 juta.
- Tanggal 11, membeli peralatan dari PT Mahesa senilai 35 juta.
- Tanggal 18, membeli tanah dari H. Aakar senilai 120 juta.
- Tanggal 23, membeli tambahan persediaan barang dagang dari PT Jouska senilai 8 juta.
- Tanggal 27, membeli tambahan perlengkapan dari PT Luck senilai 2 juta.
Jurnal pembeliannya adalah sebagai berikut:
| Tanggal | Akun yang Dikredit | Ref | Utang Dagang | Persediaan | Perlengkapan | Lain-lain | ||
| Akun | Jumlah | |||||||
| K | D | D | D | |||||
| Jan | 4 | PT Jouska | √ | 20,000,000 | 20,000,000 | |||
| 9 | PT Luck | √ | 4,000,000 | 4,000,000 | ||||
| 11 | PT Mahesa | √ | 35,000,000 | Peralatan | 35,000,000 | |||
| 18 | H. Aakar | √ | 120,000,000 | Tanah | 120,000,000 | |||
| 23 | PT Jouska | √ | 8,000,000 | 8,000,000 | ||||
| 27 | PT Luck | √ | 2,000,000 | 2,000,000 | ||||
| 189,000,000 | 28,000,000 | 6,000,000 | 155,000,000 | |||||
Selanjutnya, dibuat buku besar pembantu utang:
Buku Besar Pembantu
Utang
PT Jouska
| Tanggal | Debit | Kredit | Saldo | |
| Jan | 4 | 20,000,000 | 20,000,000 | |
| 23 | 8,000,000 | 28,000,000 | ||
PT Luck
| Tanggal | Debit | Kredit | Saldo | |
| Jan | 9 | 4,000,000 | 4,000,000 | |
| 27 | 2,000,000 | 6,000,000 | ||
PT Mahesa
| Tanggal | Debit | Kredit | Saldo | |
| Jan | 11 | 35,000,000 | 35,000,000 | |
H. Aakar
| Tanggal | Debit | Kredit | Saldo | |
| Jan | 11 | 120,000,000 | 120,000,000 | |
Pada akhir bulan, total dari utang dagang, persediaan, dan perlengkapan dipost ke buku besar, sedangkan untuk akun lain-lain dipost sesuai dengan akun yang dibeli, bukan totalnya.
Buku Besar Utang
| Tanggal | Keterangan | Debit | Kredit | Saldo | |
| Jan | 31 | Posting | 189,000,000 | 189,000,000 | |
Buku Besar Persediaan
| Tanggal | Keterangan | Debit | Kredit | Saldo | |
| Jan | 31 | Posting | 28,000,000 | 28,000,000 | |
Buku Besar Perlengkapan
| Tanggal | Keterangan | Debit | Kredit | Saldo | |
| Jan | 31 | Posting | 6,000,000 | 6,000,000 | |
Buku Besar Peralatan
| Tanggal | Keterangan | Debit | Kredit | Saldo | |
| Jan | 31 | Posting | 35,000,000 | 35,000,000 | |
Buku Besar Tanah
| Tanggal | Keterangan | Debit | Kredit | Saldo | |
| Jan | 31 | Posting | 120,000,000 | 120,000,000 | |
Untuk memastikan bahwa buku besar utang sudah balance, maka jumlah saldo akhir di buku besar utang harus sama dengan total utang dari empat perusahaan di buku besar pembantu.
Jurnal penerimaan kas
Transaksi yang berkaitan dengan kas hanya melibatkan dua jenis jurnal, yaitu penerimaan dan pengeluaran kas.
Kenaikan jumlah kas di neraca bisa bersumber dari penjualan tunai, penagihan piutang dari pelanggan, retur pembelian, investasi, penerimaan bunga dan pokok dari penebit surat utang, maupun setoran modal dari pemegang saham.
Prosedur untuk mencatat dan memposting penerimaan kas pada jurnal khusus penerimaan kas yaitu dengan mendebit total kas yang diterima pada kolom kas.
Setiap penerimaan kas yang berasal dari penagihan piutang pelanggan atau penjualan, diinput pada akun masing-masing pelanggan dengan mengkreditnya pada kolom piutang atau penjualan, sedangkan penerimaan kas yang bersumber dari selain penjualan, diinput pada kolom lain-lain.
Terakhir, untuk memastikan bahwa jurnal sudah benar atau dengan kata lain debit dan kredit memiliki jumlah yang seimbang, tinggal menyamakan jumlah antara kolom kas (debit) dengan tiga kolom lainnya (kredit).
Untuk lebih jelasnya, perhatikan transaksi PT XYZ pada Februari 2020 berikut:
- Tanggal 4, menerima pembayaran sebagian tagihan dari H. Naim senilai 3 juta.
- Tanggal 7, mengembalikan persediaan barang yang cacat ke PT Jouska dan menerima kas senilai 1 juta.
- Tanggal 15, menerima kas dari penjualan tunai pada pertengahan bulan senilai 20 juta.
- Tanggal 21, menerima cek dari Vincent untuk pembayaran penuh piutang senilai 6 juta.
- Tanggal 28, menerima kas dari penjualan tunai pada pertengahan bulan ke-2 senilai 18 juta.
Jurnal penerimaan kasnya adalah sebagai berikut:
| Tanggal | Akun yang Dikredit | Ref | Kas | Piutang | Penjualan | Lain-lain | |
| D | K | K | K | ||||
| Feb | 4 | H. Naim | √ | 3,000,000 | 3,000,000 | ||
| 7 | Retur Pembelian | √ | 1,000,000 | 1,000,000 | |||
| 15 | Penjualan | √ | 20,000,000 | 20,000,000 | |||
| 21 | Vincent | √ | 6,000,000 | 6,000,000 | |||
| 28 | Penjualan | √ | 18,000,000 | 18,000,000 | |||
| 48,000,000 | 9,000,000 | 38,000,000 | 1,000,000 | ||||
Selanjutnya, atas pembayaran piutang oleh pelanggan, buku besar pembantu piutang diupdate dengan transaksi terbaru:
Buku Besar Pembantu
Piutang Pelanggan
H. Naim
| Tanggal | Debit | Kredit | Saldo | |
| Feb | Bal | 5,000,000 | 5,000,000 | |
| 4 | 3,000,000.00 | 2,000,000 | ||
Vincent
| Tanggal | Debit | Kredit | Saldo | |
| Feb | Bal | 6,000,000 | 5,000,000 | |
| 21 | 6,000,000.00 | 0 | ||
Kemudian, pencatatan pada jurnal khusus penerimaan kas dipost ke buku besar:
Buku Besar Kas
| Tanggal | Keterangan | Debit | Kredit | Saldo | |
| Feb | 29 | Posting | 48,000,000 | 48,000,000 | |
Buku Besar Piutang
| Tanggal | Keterangan | Debit | Kredit | Saldo | |
| Feb | 1 | Bal | 16,000,000 | 16,000,000 | |
| 29 | Posting | 9,000,000 | 7,000,000 | ||
Buku Besar Penjualan
| Tanggal | Keterangan | Debit | Kredit | Saldo | |
| Feb | 29 | Posting | 38,000,000 | 38,000,000 | |
Buku Besar Retur Pembelian
| Tanggal | Keterangan | Debit | Kredit | Saldo | |
| Feb | 29 | Posting | 1,000,000 | 1,000,000 | |
Jurnal pengeluaran kas
Jurnal pengeluaran kas digunakan untuk mencatat seluruh transaksi yang mengurangi jumlah kas di neraca.
Transaksi ini bisa berupa pembayaran utang ke kreditur, pengeluaran kas untuk membeli persediaan barang dagang, perlengkapan, dan peralatan, pembayaran beban-beban, seperti beban gaji, beban sewa, beban asuransi, maupun pengeluaran untuk mengkompensasi retur penjualan.
Prosedur untuk mencatat dan memposting pengeluaran kas pada jurnal khusus pengeluaran kas yaitu dengan mengkredit total kas yang dikeluarkan pada kolom kas.
Setiap pengeluaran kas yang digunakan untuk pembayaran utang, diinput pada akun masing-masing pemasok dengan mengkreditnya pada kolom utang, sedangkan pengeluaran kas untuk pembelian persediaan secara tunai ataupun untuk pembayaran beban-beban, diinput pada kolom lain-lain.
Untuk lebih jelasnya, perhatikan transaksi PT XYZ pada Februari 2020 berikut:
- Tanggal 3, membayar utang ke PT Luck senilai 4 juta.
- Tanggal 10, membayar beban sewa senilai 17 juta.
- Tanggal 16, membeli persediaan secara tunai senilai 5 juta.
- Tanggal 25, membayar gaji karyawan senilai 18 juta.
Jurnal pengeluaran kasnya adalah sebagai berikut:
| Tanggal | Akun yang Didebit | Ref | Kas | Utang | Lain-lain | |
| K | D | D | ||||
| Feb | 3 | PT Luck | √ | 4,000,000 | 4,000,000 | |
| 10 | Beban Sewa | √ | 17,000,000 | 17,000,000 | ||
| 16 | Pembelian | √ | 5,000,000 | 5,000,000 | ||
| 25 | Beban Gaji | √ | 18,000,000 | 18,000,000 | ||
| 44,000,000 | 4,000,000 | 40,000,000 | ||||
Selanjutnya, atas pembayaran utang ke PT Luck, maka buku besar pembantu utang diupdate dengan transaksi terbaru:
Buku Besar Pembantu
Utang Pelanggan
PT Luck
| Tanggal | Debit | Kredit | Saldo | |
| Feb | Bal | 6,000,000 | 3,000,000 | |
| 3 | 4,000,000 | 2,000,000 | ||
Kemudian, pencatatan pada jurnal khusus pengeluaran kas dipost ke buku besar:
Buku Besar Kas
| Tanggal | Keterangan | Debit | Kredit | Saldo | |
| Feb | 1 | Bal | 48,000,000 | 48,000,000 | |
| 29 | Posting | 44,000,000 | 4,000,000 | ||
Buku Besar Utang
| Tanggal | Keterangan | Debit | Kredit | Saldo | |
| Feb | 1 | Bal | 189,000,000 | 189,000,000 | |
| 29 | Posting | 4,000,000 | 185,000,000 | ||
Buku Besar Pembelian
| Tanggal | Keterangan | Debit | Kredit | Saldo | |
| Feb | 16 | Posting | 5,000,000 | 5,000,000 | |
Buku Besar Beban Sewa
| Tanggal | Keterangan | Debit | Kredit | Saldo | |
| Feb | 10 | Posting | 17,000,000 | 17,000,000 | |
Buku Besar Beban Gaji
| Tanggal | Keterangan | Debit | Kredit | Saldo | |
| Feb | 25 | Posting | 18,000,000 | 18,000,000 | |
Itulah jurnal-jurnal khusus yang digunakan untuk mencatat transaksi berulang seperti penjualan, pembelian, penerimaan kas, dan pengeluaran kas.
Transaksi yang biasa muncul atas penjualan dan pembelian
Kalau kamu perhatikan transaksi-transaksi tersebut, ada sebuah transaksi bernama retur. Retur, bersama dengan diskon menjadi bagian yang tak terpisahkan dari transaksi penjualan dan pembelian.
Retur
Beberapa faktor, seperti barang yang rusak ataupun ketidaksesuaian antara spesifikasi barang yang dipesan dengan yang dikirim, seringkali menyebabkan terjadinya retur.
Apabila kita dalam posisi membeli, maka retur tersebut, disebut dengan retur pembelian, sedangkan bila kita di posisi menjual, maka retur tersebut disebut dengan retur penjualan.
Apabila suatu perusahaan sering melakukan retur pembelian atau penjualan, maka jurnal khusus atas transaksi retur tersebut perlu dibuat.
Namun, pada kasus di tulisan ini, asumsikan retur tidak sering terjadi, sehingga cukup dicatat di jurnal umum.
Untuk retur pembelian, jurnalnya adalah sebagai berikut:
| Utang dagang | XXX | |||
| Retur Pembelian, PT Jouska | XXX | |||
Jumlah utang pada buku besar dan buku besar pembantu PT Jouska, harus diupdate. Pada kasus lain, di mana retur berupa penerimaan kas, maka jurnal khusus penerimaan kas yang digunakan.
Sedangkan, untuk retur penjualan, jurnalnya adalah sebagai berikut:
| Retur Penjualan, H.Naim | XXX | ||
| Piutang Dagang | XXX | ||
Jumlah piutang pada buku besar dan buku besar pembantu H.Naim, harus diupdate.
Pada kasus lain, di mana retur berupa pengembalian kas, maka jurnal khusus pengeluaran kas yang digunakan.
Diskon
Untuk merangsang pembeli agar melakukan pembayaran lebih cepat, penjual biasanya memberikan insentif berupa diskon.
Seandainya jatuh tempo pembayaran adalah 30 hari setelah invoice terbit, maka dalam akuntansi akan disimbolkan dengan n/30.
Nah, penjual biasanya memberi insentif diskon apabila pembayaran dilakukan dalam jangka waktu tertentu, misal bila membayar dalam jangka waktu 10 hari setelah invoice terbit, akan mendapat diskon sebesar 2%, yang dalam akuntansi disimbolkan dengan 2/10.
Jadi, bila term pembayaran adalah 2/10, n/30, artinya adalah pembeli akan mendapatkan diskon sebesar 2% apabila membayar dalam waktu 10 hari setelah invoice terbit dan jangka waktu jatuh temponya adalah 30 hari setelah invoice terbit.
Meski biasanya jangka waktu diskon dihitung sejak invoice terbit, ada juga term yang menyebutkan bahwa jangka waktu diskon dihitung sejak barang diterima atau receipt of the goods (ROG) dan sejak akhir bulan atau end of the month (EOM).
Bila invoice terbit pada tanggal 5 Agustus dan barang diterima pada tanggal 15 Agustus, term pembayaran 2/10, n/30 ROG, maka tanggal terakhir untuk mendapatkan diskon adalah pada tanggal 25 Agustus atau sepuluh hari sejak barang diterima.
Untuk kasus yang sama, namun term-nya adalah 2/10, n/30 EOM, maka tanggal terakhir untuk mendapatkan diskon adalah pada tanggal 10 September atau sepuluh hari setelah akhir bulan Agustus.
Sekian tulisan saya mengenai jurnal khusus untuk transaksi berulang. Hal ini sangatlah penting untuk dipahami oleh akuntan.
Beberapa operator software akuntansi yang saya temui di perusahaan-perusahaan yang pernah saya tangani laporan keuangannya, banyak yang tidak memahami hal sederhana di atas, karena tingkat ketergantungannya yang sangat tinggi pada software akuntansi yang memang sudah menyediakan menu-menu khusus untuk menginput transaksi berulang tersebut dan secara otomatis menghasilkan laporan keuangan, tanpa perlu repot membuat jurnal, buku besar, buku besar pembantu, dan neraca saldo.
Stay safe and stay healthy. Take care!
